CSR-kompasset

CSR-kompasset er et værktøj til at udvikle politikker og processer med henblik på at opfylde OECD’s retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd.

  • Opdateret 6. juli 2021

CSR-kompasset giver en trin-for-trin guide til arbejdet med at respektere internationalt anerkendte retningslinjer og principper for ansvarlig virksomhedsadfærd.

  • Virksomheder forventes at udvise nødvendig omhu (også kaldet due diligence) i arbejdet med samfundsansvar. Det gælder både i forhold til virksomhedens egne aktiviteter og i forhold til forretningspartnere, herunder eventuelle datterselskaber, underleverandører, investorer, kunder og opkøbere. CSR-kompasset kan hjælpe jer på vej til en effektiv dialog og leverandørstyring.
     
  • I praksis kræver det en prioritering af risiko og ressourcer. Denne guide kan bruges til at vurdere, hvor risikoen for negativ indvirkning er størst, hvad jeres virksomheds politikker skal være, samt hvordan I kan søge at forhindre og afbøde uønsket påvirkning på miljø, mennesker og det omgivende samfund.

Corporate Social Responsibility (CSR)

Virksomhedens samfundsansvar er en dansk betegnelse for begrebet Corporate Social Responsibility (CSR). I andre sammenhænge anvendes begrebet ”Responsible Business Conduct” om ”ansvarlig virksomhedsadfærd”, fx af OECD. Grundlæggende handler det om det samme og vi har valgt ikke at skelne mellem begreberne i denne sammenhæng. Det handler om at tage samfundsansvar gennem en ansvarlig virksomhedsadfærd. 

Ansvarlig virksomhedsadfærd

Hvornår lever din virksomhed op til forventninger om ansvarlig virksomhedsadfærd? Virksomheder viser samfundsansvar og skaber værdi for både virksomhed og samfund ved at håndtere sociale, miljømæssige og etiske udfordringer i virksomheden og i virksomhedens værdikæde. Forventningerne er beskrevet i internationale anerkendte retningslinjer, herunder også grundlæggende menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder.

OECD’s Retningslinjer for Multinationale Virksomheder opstiller en række forventninger til, hvordan virksomheder bør arbejde med samfundsansvar. Nærmere bestemt bør virksomheder undgå selv at have, bidrage til eller være direkte forbundet med negative indvirkninger på omverdenen. Dette gælder både for egen virksomhed, virksomhedens leverandørkæde og virksomhedens forretningsforbindelser.

Følgende fem trin vil klæde jer godt på til at følge OECD's Retningslinjer og opfylde forpligtelserne om ansvarlig virksomhedsadfærd.

For at undgå at have negativ indvirkning på (dvs. negative konsekvenser for) mennesker, samfund og miljø anbefaler OECD's Retningslinjer, at virksomheder udfører såkaldt risikobaseret due diligence.

Due Diligence

Due diligence er de processer, som en virksomhed forventes at have på plads for at kunne identificere, forebygge, afhjælpe og redegøre for aktuelle og potentielle krænkelser og negative påvirkninger af mennesker, samfund og miljø, som er afledt af virksomhedens aktiviteter. 

Med andre ord betyder due diligence, at virksomheder skal kende til og beskrive risikoen for, at negative indvirkninger kan finde sted, som følge af virksomhedens aktiviteter, og på den baggrund gennemføre tiltag, som kan begrænse risikoen.

Det forventes ikke, at en virksomhed får styr på alle forhold, der kan påvirke omverdenen negativt på en gang. Men det er vigtigt at komme i gang og i første omgang fokusere på de områder i ens forretning, hvor der er størst risiko for negativ påvirkning af mennesker, samfund og miljø, og de områder, hvor du har den bedste mulighed for at gøre en forskel og minimere risici. Det anbefales derfor, at du som virksomhed prioriterer din indsats. 

I skal identificere områder, hvor jeres virksomhed kan have en negativ indvirkning på samfundet og en mulig negativ indflydelse på principperne for ansvarlig virksomhedsadfærd. Risikoen for negativ indflydelse vil naturligt afhænge af jeres produktionsforhold og leverandørnetværk, for eksempel om der er risiko for børnearbejde, tvangsarbejde, diskrimination, underbetaling, dårligt arbejdsmiljø, rovdrift på naturressourcer eller korruption. Under denne proces skal I gennemgå hele jeres leverandørkæde, og I kommer ofte til at skulle inddrage forhold uden for Danmark.

Inspiration til risikoanalyse

I kan anvende værktøjet, Responsible Business Conduct Compass, til at teste i hvilken grad jeres virksomhed opfylder OECD’s Retningslinjer for Ansvarlig Virksomhedsadfærd:

Hent Responsible Business Conduct Compass (Excel)

Værktøjet stiller en lang række spørgsmål til jeres virksomheds indsats i forhold til menneskerettigheder, beskæftigelse og arbejdsmarkedsrelationer, miljø og klima, forbrugerinteresser, bestikkelse og antikorruption samt om konkurrence- og beskatningsforhold. Baseret på jeres svar vil værktøjet give en oversigt over områder, hvor jeres indsats kan forbedres.

Inspiration til prioritering

På baggrund af risikoanalysens resultater skal I prioritere jeres indsats. Prioriteringen vil afhænge af de ressourcer, I har til rådighed. Med tiden kan I udvide jeres indsats, så I kommer hele vejen rundt om alle emnerne.

Som hjælp til prioriteringen kan I anvende nedenstående skema. I skemaet kan I anføre risikoen for negativ påvirkning i hele jeres leverandørkæde. Som udgangspunkt vil det være relevant at tage forhold op, hvor der er høj risiko for negativ påvirkning. Men hvis virkningen af jeres indsats forventes at være lille, kan det være, at prioriteringen skal være en anden. Måske bør I overveje at skifte leverandør, hvis risikoen er stor og virkningen af jeres indsats lille.

 Risiko
Angiv risikoen for negativ påvirkning, er det f.eks. miljø, arbejdsmiljø, menneskerettigheder, korruption osv. Hvor stor vurderer I risikoen – fx lav/middel/høj
 
 Led i kæden
Er risikoen i egen virksomhed eller i leverandørkæden, eller måske hos forbrugeren?
 
 Opfølgning
Hvordan vil I følge op – hvilke initiativer vil I tage?
 
 Virkning
Hvad forventer i at få ud af jeres initiativer – løser det problemet og den negative påvirkning?

Inden I begynder at stille krav til forretningsforbindelser, så som leverandører og underleverandører, bør I først prioritere at sørge for "orden i eget hus". Det betyder, at I bør udarbejde politikker om samfundsansvar samt implementere processer for due diligence, der gør virksomheden i stand til at identificere risici for at medvirke til negative indvirkninger, afbøde og forebygge disse, samt redegøre for indsatsen. Som virksomhed skal I kunne dokumentere, at I har effektive systemer til at undgå og håndtere risici og negativ indflydelse, der bryder med principperne for ansvarlig virksomhedsadfærd - både i jeres egen virksomhed og i forhold til jeres leverandører.

Et nationalt mæglings- og klagesystem

I Danmark og andre lande, der har tilsluttet sig OECD's Retningslinjer, er der etableret et nationalt mæglings- og klagesystem, hvor man kan indgive klager over uansvarlig virksomhedsadfærd. NCP Danmark - også kendt som Mæglings- og Klageinstitutionen for Ansvarlig Virksomhedsadfærd - er det danske nationale kontaktpunkt til OECD's Retningslinjer.

I forventes at udarbejde en politik for ansvarlig virksomhedsadfærd på baggrund af de internationale retningslinjer og principper samt jeres risikovurdering. Hvis I er direkte involveret i en negativ indflydelse, forventes I at rette op på situationen.

I bør også have processer på plads, der sikrer, at en negativ indflydelse ikke gentager sig. I bør etablere jeres eget "klagesystem", hvor folk trygt kan udtrykke deres bekymring, eller I kan gå sammen med andre, eksempelvis på brancheniveau, og tilbyde en fælles klageadgang. 

Når virksomheden har fået de interne processer på plads, kan processerne udvides ved at udføre risikoanalyser på potentielle negative indvirkninger, som virksomheden kan være forbundet til via en forretningsforbindelse.

En due diligence proces er en kontinuerlig øvelse, idet risikobilledet kan forandre sig over tid. For at undgå at jeres virksomhed overser nye problemer, fx når I laver aftaler med nye leverandører, bør I derfor prioritere, at risikoanalyser udføres løbende.

Det er ledelsens ansvar, at arbejdet med ansvarlig leverandørstyring bliver prioriteret, og at der afsættes de nødvendige ressourcer. Topledelsen bør tage ejerskab og kommunikere ambitionsniveauet for arbejdet med ansvarlig virksomhedsadfærd til alle medarbejderne. Dette vil bidrage til, at samfundsansvar bliver en integreret  del af virksomhedens forretningsstrategi, og at de forretningsmæssige gevinster bliver tydelige for organisationen.

Ansvarlig leverandørstyring handler om, at I samarbejder med jeres leverandører om at sikre, at de agerer i tråd med OECD's retningslinjer og på den baggrund skaber løbende forbedringer. Det er især vigtigt at have fokus på højrisikolevererandører, der eksempelvis kommer fra brancher, der er kendt for at have særlige menneskeretlige udfordringer eller lande, hvor national lovgivning og internationalt anerkendte principper ikke fuldt ud respekteres.

I bør udarbejde et Code of Conduct, som beskriver de principper og krav til processer, I forventer, at jeres leverandører håndterer og dokumenterer.

Inspiration til Code of Conduct

I dag forventes alle virksomheder at håndtere deres indflydelse på samtlige menneskerettigheder. I Code of Conduct refereres der derfor til samtlige internationalt anerkendte principper. I bør ikke på forhånd udelukke enkelte principper eller rettigheder, da det senere kan vise sig, at jeres leverandører faktisk har en negativ indflydelse på dem. Code of Conduct kan med andre ord bruges som den er og behøver ikke at blive redigeret. I bør som virksomhed dog overveje, om der er brug for et bilag, som udspecificerer udvalgte emner til jeres Code of Conduct.

Find et eksempel på en Code of Conduct på engelsk (Word) 

Leverandørens selvevaluering

I kan anvende et selvevalueringsskema, der giver leverandørerne mulighed for at reagere på de krav, I stiller til dem i jeres Code of Conduct.

I kan også vælge at erstatte eller supplere selvevalueringsskemaet med et spørgeskema med åbne spørgsmål, hvor I beder leverandørerne beskrive, hvordan de arbejder med de forskellige indsatsområder. Det vigtigste er, at der er overensstemmelse mellem jeres Code of Conduct og selvevalueringsskemaet, og at spørgsmålene er på linje med OECD’s retningslinjer – både i jeres eget og jeres leverandørers arbejde med samfundsansvar.

I bør forklare leverandørerne, hvorfor I sender en selvevaluering, og hvordan I forventer, at de udfylder og returnerer skemaet.

Inspiration til selvevaluering 

Med selvevalueringen kan I stille spørgsmål til leverandørernes politikker for ansvarlig virksomheds-adfærd og til processerne.

Hent et eksempel på et selvevalueringsskema til jeres leverandører (Word)

Leverandørerne kan angive, hvorvidt de lever op til kravene i jeres Code of Conduct. I skemaet spørges om aktuel og potentiel negativ indflydelse på mennesker og miljø samt tilfælde af korruption. Hvis I har valgt at have særkrav i et bilag til jeres Code of Conduct, skal de også fremgå af selvevalueringsskemaet. Den første side i selvevaluerings-skemaet udgør en skabelon til et følgebrev, som I kan tilpasse, så det inkluderer de oplysninger, der er særligt relevante for jeres leverandører.

Det er vigtigt, at du som virksomhed følger op på de tiltag, der vedrører dine leverandører. Hvis du opdager, at leverandøren ikke overholder de krav, der er stillet, bør du arbejde for at ændre den uønskede praksis. Din opfølgning kan fx udføres ved brug af spørgeskema og leverandørbesøg, kontrol udført af tredjepart eller dialog med lokale NGO'er, fagforeninger mv.

Din mulighed for at påvirke din leverandør afhænger naturligvis af, hvor mange varer du køber, størrelsen på din virksomhed i forhold til leverandøren, om der er andre leverandører osv. Men din interesse for ansvarlig virksomhedsadfærd vil i mange tilfælde smitte af på leverandøren. 

I bør besøge de leverandører der, efter jeres vurdering, er længst fra at opfylde kravene i jeres Code of Conduct, eller hvis I fx ikke har tillid til oplysningerne i en selvevaluering. 

Forbered jeres besøg og brug en tjekliste. En tjekliste vil støtte jer i at have en fokuseret dialog i den sparsomme tid I har hos leverandøren. I bør overveje at integrere evalueringen i et almindeligt besøg i sammenhæng med jeres øvrige forretningsaktiviteter. 

Inspiration til opfølgning

Ligesom selvevalueringsskemaet afspejler tjeklisten jeres Code of Conduct. I tjeklisten kan I punkt for punkt notere, hvorvidt leverandøren lever op til kravene i jeres Code of Conduct. Listen opstiller indikatorer for leverandørernes politikker og processer for ansvarlig virksomhedsadfærd. 

Hent et eksempel på en tjekliste til brug ved leverandørbesøg (Word) 

Det kan være ressourcekrævende – både for jer og leverandørerne – at gennemføre evalueringen. I kan derfor overveje at samarbejde med andre virksomheder, der benytter de samme leverandører. En række branchefællesskaber gennemfører leverandørevalueringer på vegne af medlemmerne. I kan undersøge, om der inden for jeres branche eksisterer sådanne initiativer. 

I kan også bruge en tredjepartsauditør, som har et godt lokalkendskab og som vil være uafhængig af jeres kunde- og leverandørforhold. Dette bør ske efter nærmere aftale med jeres leverandør.

Dialogen med leverandøren

Hvis I vil opnå brugbare resultater, bør et besøg gennemføres i tæt samarbejde med leverandøren. Det er vigtigt, at I annoncerer besøget på forhånd, så leverandøren forstår, hvad besøget går ud på og kan sørge for, at I har adgang til relevante personer og dokumenter. 

Inspiration til dialog med leverandøren

I kan sende et brev til leverandøren, hvor I orienterer om formålet med og indholdet af besøget og samtidig forbereder leverandøren på, hvilke dokumenter I ønsker at se og hvem I ønsker at tale med. Det er en god ide at understrege, at I især vil fokusere på de områder, hvor selvevalueringen giver anledning til bekymring eller yderligere spørgsmål.

Hent et eksempel på et brev her (Word)

Besøget bør indledes med et møde med ledelsen, der skal sikre, at leverandøren har forstået jeres Code of Conduct og har den rigtige indstilling til samarbejdet. En god dialog med ledelsen er afgørende for samarbejdet.

Det er ofte en god idé at gå en tur på leverandørens lokaliteter og se de fysiske forhold. Det kan give jer nyttig viden om leverandørens produktionsforhold, og måske ser I risici, som de ikke selv er opmærksomme på, eller som ikke er kommet frem i selvevalueringerne og under samtalerne.
 
Efter rundturen kan I gennemgå udvalgte dokumenter for at vurdere, om de efterspurgte processer findes, og om de lever op til jeres Code of Conduct. Dokumentgennemgangen kan fx omfatte politikker, procedurer og instruktioner, dataregistreringer og personalehåndbøger.

Evalueringen kan med fordel afsluttes med et møde med ledelsen, hvor I diskuterer eventuelle identificerede udfordringer. Det er vigtigt, at der ved afslutningsmødet er en gensidig accept af resultaterne fra besøget, og at I aftaler det videre forløb. Det er en god idé at bruge mødet til at udarbejde en handlingsplan, der beskriver behovet for konkrete indsatser med milepæle og deadlines. 

Inspiration til handlingsplan

Hent inspiration til en simpel handlingsplan (Excel)

Som en mindre virksomhed vil I ikke altid have tilstrækkelig stor påvirkningskraft til at skabe en forandring hos en leverandør, der ikke udviser ansvarlig virksomhedsadfærd. Men påvirkningskraft består af mere end bare størrelsen på jeres ordre. Når I ønsker at påvirke en leverandør, kan I også overveje jeres muligheder for: 

  • At udnytte kontraktvilkårene mellem jer og leverandøren til at kræve ændret adfærd
  • At motivere leverandøren til at ændre adfærd gennem bedre forretningsaftaler, kapacitets-udvikling e. lign.
  • At bruge de omdømmefordele leverandøren har ved at arbejde med jer – og tilsvarende omdømmerisici ved at miste jer som kunde
  • At arbejde sammen med andre virksomheder eller brancheorganisationer om at få leverandøren til at ændre adfærd
  • At engagere lokale eller nationale myndigheder i at forbedre forholdene hos jeres leverandør via håndhævelse af lovgivning og regulering, monitorering, sanktioner osv. 

For at skabe åbenhed om jeres virksomheds arbejde bør I offentligt redegøre for jeres arbejde med samfundsansvar. På den måde kan jeres kunder, samarbejdspartnere, NGO'er og investorer holde sig informeret om jeres indsats. Det indebærer, at I beskriver konkrete indsatser, udfordringer, prioriteringer og resultater. Arbejdet kan fx kommunikeres på jeres virksomheds hjemmeside eller jeres redegørelse for samfundsansvar i årsrapporten.

Inspiration til målrettet kommunikation

I kan lade jer inspirere af følgende generelle betragtninger om interessenternes fokus:

  • Leverandører
    Leverandørerne vil primært være interesserede i, hvilke krav de forventes at leve op til, og hvilke konsekvenser det vil have for samarbejdet, hvis de ikke kan imødekomme jeres krav. Desuden vil de interessere sig for, hvad I selv gør på CSR-området, og hvordan I vil kunne hjælpe dem med at efterleve kravene.
     

  • Kunder
    Jeres virksomhedskunder vil kunne kræve dokumentation for, at I har styr på jeres CSR-forhold - og jeres leverandører. De vil typisk efterspørge en Code of Conduct og ledelsessystemer, der sikrer, at principperne bliver overholdt. Andre kunder, så som forbrugere, vil typisk foretrække en enkel og gennemskuelig dokumentation for, at jeres produkter er fremstillet under ordentlige forhold i form af et officielt anerkendt mærke, som fx EU’s miljømærke Blomsten eller Fair Trade mærket.
     

  • Investorer
    Investorer har oftest fokus på risikominimering og ønsker sikkerhed for, at I overholder lovgivning og internationalt anerkendte CSR-principper. De vil typisk efterspørge ledelsessystemer, som sikrer, at der ikke opstår kritiske sager, der kan påvirke indtjeningen negativt, og de forventer også, at I er på forkant med markedsbehov og tendenser.
     

  • NGO'er
    NGO’er ønsker generelt dokumentation for, at I lever op til internationalt anerkendte CSR-principper. Afhængig af organisationernes formål vil de have særligt fokus på specifikke CSR-områder; Greenpeace vil fokusere på miljø, Amnesty International på menneskerettigheder, osv.
     

  • Medarbejdere
    Jeres medarbejdere interesserer sig typisk for, hvilke konkrete forbedringer, som arbejdet med ansvarlig leverandørstyring resulterer i hos leverandørerne, og hvilke gevinster det giver jeres virksomhed. Jeres arbejde med ansvarlig leverandørstyring og CSR generelt kan desuden bidrage til at gøre jer til en attraktiv arbejdsplads og dermed tiltrække og fastholde gode medarbejdere.

Mange virksomheders kommunikation om samfundsansvar og bæredygtighed er meget omfattende, fordi de fortæller om alt, hvad de foretager sig. Det betyder, at de væsentligste emner ikke får tilstrækkelig opmærksomhed. Kunsten er at finde en balance mellem hvad I forventes at kommunikere, og hvad der er relevant og interessant for jeres målgrupper.

Inspiration til offentligt tilgængeligt information

Følgende information bør være offentligt tilgængeligt f.eks. på jeres hjemmeside eller i en årsrapport:

  • Jeres politikker for ansvarlig virksomhedsadfærd
  • Hvordan I arbejder med ansvarlig leverandørhåndtering
  • En oversigt over væsentlige risici, der er identificeret i egen virksomhed og hos leverandører
  • En begrundet og prioriteret plan for, hvordan I har afhjulpet og fremover vil afhjælpe og forebygge negative indvirkninger i egen virksomhed og hos leverandører
  • Hvad er lykkedes, og hvad er ikke lykkedes
  • Jeres mål og resultater i jeres fremtidige arbejde med ansvarlig leverandørhåndtering 
  • Hvordan I er i dialog med jeres interessenter, også når de er berørte af negative indvirkninger

Vær opmærksom på, at Årsregnskabsloven § 99a forpligter store virksomheder til at afgive en del af disse oplysninger i deres redegørelse for samfundsansvar.

En troværdig kommunikation forudsætter, at I kan dokumentere jeres indsats og resultater.

Det betyder, at jeres ledelsessystemer bør omfatte processer til at overvåge og registrere, hvordan I identificerer og håndterer negativ indflydelse i jeres leverandørkæde. I den forbindelse bør I benytte jer at relevante indikatorer. 

Det kan både være kvantitative indikatorer, som er målbare, og kvalitative indikatorer, der beskriver situationer eller processer. Eksempler på kvantitative indikatorer er antallet af gennemføre leverandørbesøg per år eller leverandørers CO2-udledning. Eksempler på kvalitative indikatorer er hvordan virksomheden arbejder med at nedbringe CO2-aftrykket i sin leverandørkæde, eller hvilke menneskerettighedskrænkelser, der er en udfordring i leverandørkæden. 

Fortæl åbent om dilemmaer og udfordringer

Det kan betale sig at være åben om de udfordringer, I har i jeres leverandørkæde, og om hvordan I forsøger at tackle dem. 

I behøver ikke at offentliggøre alle identificerede risici eller al potentiel negativ indflydelse og information om hvordan I har håndteret hver og en af dem. Men hvis I opdager særligt kritisable forhold hos en leverandør, kan det godt betale sig, at I selv fortæller åbent om, hvordan I har håndteret situationen. Det er ingen nyhed for pressen, når I selv har fortalt historien på jeres hjemmeside – også selvom I ikke har løst problemerne endnu. I kan fokusere på, hvad I har gjort for at hjælpe leverandøren med at løse problemerne og forebygge gentagelser. I kan også fortælle om, hvordan I har påvirket leverandøren til at sørge for oprejsning til de berørte mennesker. Husk altid at beskytte private, personlige eller kommercielle informationer.

Ansvarlig virksomhedsadfærd er en løbende proces

Jeres risiko for at være involveret i en negativ indvirkning kan for eksempel ændre sig, når I lancerer et nyt produkt, går ind på et nyt marked eller får en ny forretningspartner. Derfor skal processerne gentages og løbende holdes ved lige. 

CSR-kompasset er udviklet i samarbejde med Dansk Industri.